InDesign och databaser – guide till databaspublicering

InDesign och databaser, FileMaker, XML, mySQL, databaspublicering

Grunden för all verklig automatisering av trycksaksproduktion i InDesign är att informationen är ordnad i en förutsägbar struktur.

Det innebär oftast någon form av databas, t.ex. mySQL, FileMaker, MS Access, MS Excel, etc, men det kan också vara en sammansättning från många olika datakällor. Oavsett vad som använts från början finns alltid metoder för att göra informationen tillgänglig för InDesign.

När sedan informationen väl ska in i InDesign finns flera olika metoder, med olika styrkor och svagheter. Ibland kan man använda sig av bara en metod, andra gånger måste man kombinera dem.

Fem metoder för att koppla databas till InDesign


1) Datasammanfogning (Data Merge)

InDesign har en inbyggd funktion för att hantera situationer där identiskt formgivna objekt ska skapas, men med olika data. Det kan t.ex. röra sig om enklare produktpresentationer eller liknande. Metoden är sannolikt den enklaste och ofta kan även InDesign-användare med begränsad teknisk kunskap själv skapa enklare mallar och dokument på det sättet. Metodens enkelhet medför också begränsningar och därför används den sällan i mer avancerade produktioner. Ett exempel finns här


2) InDesign-text med formatinformation (Tagged text)

Detta är, som man kan höra på namnet, ett sätt att överföra text till InDesign, och att redan vid databasexporten ange hur texten ska formateras. Det kan t.ex. vara vilket stycke- eller teckenformat som ska användas, vilka färger etc. olika delar av texten ska ha, osv. Det är en enkel och effektiv metod för dokument som enbart består av längre texter, t.ex. prislistor, matriklar, förteckningar etc. Taggad text har också vissa unika egenskaper, t.ex. förmåga att hantera t.ex. index-markörer (för automatiska sakregister etc). Däremot finns det inget stöd för att hantera bilder, så om man också har bilder måste det kompletteras med andra metoder. Metoden kräver ofta ett visst mått av konsulthjälp, eftersom det förutsätter en teknisk kompetens som den genomsnittlige InDesign-användaren sällan har, i och med att formaten bestäms redan i databasen.


3) Insticksprogram/Tillägg/Plug-ins

På marknaden finns några olika tilläggsprogram för att jobba med databaslagrad information i InDesign. Vanligtvis har de ett gränssnitt i form av extra-paneler i InDesign, där man t.ex. kan välja datakälla, och t.ex. välja vilka rader och kolumner man ska ha. Tanken är att ge möjlighet till friare formgivning än vad t.ex. Datasammanfogning ger, kunna göra viss information villkorlig osv. Somliga av dessa insticksprogram har s.k. tvåvägskopplingar, där ändringar som görs i InDesign kan skrivas tillbaka till databasen. Flera sådana tillägg gör det också möjligt att göra uppdateringar i sista minuten, som genom att läsa in t.ex. de senaste priserna etc.

Insticksprogram har alltså många goda egenskaper, men också många nackdelar och begränsningar. De är tänkta att vara enkla, men ändå ge många möjligheter. Risken finns dock att det som är tänkt att passa alla, inte passar någon riktigt bra. Tilläggsprogram medför också licenskostnader, uppgraderingskostnader, kompabilitetsproblem, t.ex. när man ska skicka dokument till användare som inte har insticksprogrammet. Detta gör att man riskerar stå med en lösning och dokument som inte går att använda på grund av t.ex. en systemuppgradering.


4) XML

InDesign har väldigt väl utvecklade inbyggda funktioner för att jobba med XML. Grunden är enkel, att man märker upp sidobjekt med Märkord, kopplar märkorden till olika format, och slutligen importerar man data, som då hamnar där man bestämt, och med det utseende man bestämt. XML kombineras nästan alltid med sin syskonteknologi, XSL, som innebär att informationen som finns i XML-filen kan bearbetas och omvandlas innan den hamnar i InDesign.

XSL behövs dels för att anpassa XML-informationen till vad som lämpar sig för det konkreta InDesign-dokumentet, och också för att kontrollera och bearbeta informationen på ett "intelligent" sätt. Exempel på sådan bearbetning är "om produkten har sänkt pris, infoga då en grafisk symbol som visar det", eller "om talet är negativt, välj då teckenformatet 'röd text'" osv.

Kombinationen XML och XSL ger närmast obegränsade möjligheter till automatisering, och är av det skälet en av de tekniker Publishingkonsult använder mest. Det bygger också på standardtekniker, så till skillnad från t.ex. insticksprogram är riskerna för inlåsning och kompabilitetsproblem minimal.


5) Script

Allting som finns i ett InDesign-dokument kan kontrolleras med hjälp av den form av programmeringsspråk som kallas script. Det finns några olika varianter av språk, men de har det alla gemensamt att de styr vad som ska göras med InDesign-dokumentet. T.ex. kan man styra dokument så att viss information hämtas från en databas och placeras på vissa ställen, att bilder skalas och anpassas, att dokument öppnas, bearbetas, exporteras till PDF osv. osv.

Även om script kan användas för alla steg i en databaspublicering så är det sällan det mest lämpade sättet, eftersom mycket av den funktionaliteten man vill åt redan finns klara i form av de andra metoderna vi nämnt. Därför används script oftast som ett komplement, för att göra sådant som inte kan göras med de andra teknikerna.


Sammanfattning

Av alla dessa tekniker, vilken ska man då använda? Svaret är som ofta, att det beror på:

Alla metoder är lätt att använda när väl lösningen är uppsatt, men att komma dit varierar i svårighetsgrad, där vissa passar novisen och andra kräver en expert. Har man mycket enkla behov och vill kunna göra allt själv, ja då kan Datasammanfogning vara ett alternativ att titta på. Vill man ha tvåvägskoppling, då är svaret i regel insticksprogram. Vill man ha så långtgående automatisering som möjligt, ja då är svaret sannolikt XML och script.


Kostnadsfri bedömning

Vill du ha vår hjälp med att bedöma vad just er produktion kräver, så gör vi gärna en kostnadsfri bedömning. Oftast görs det bäst via telefon, så slå en signal på 017-655 655